Vergütungssystem

Die rfhm GmbH unterliegt als nicht bedeutendes Institut den allgemeinen Anforderungen der Instituts-Vergütungsverordnung. Gemäß § 25a Abs. 1 Nr. 6 i.V.m. § 2 Abs. 7a KWG sowie der InstitutsVergV muss die rfhm GmbH über ein angemessenes, transparentes und auf eine nachhaltige Entwicklung der rfhm GmbH ausgerichtetes Vergütungssystem für Geschäftsleitung und Mitarbeiter verfügen. Bei der Ausgestaltung des Vergütungssystems ist vor allem darauf zu achten, dass Anreize, unverhältnismäßig hohe Risiken einzugehen, vermieden werden, dass die variable und die fixe Vergütung in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen und dass die variable Vergütung in einem transparenten und nachvollziehbaren Prozess festgelegt wird.

Das Vergütungssystem der rfhm GmbH wird wie folgt ausgestaltet:

a. Vergütungssystem der Mitarbeiter

Die Geschäftsleitung ist für die angemessene Ausgestaltung des Vergütungssystems der Mitarbeiter, die keine Geschäftsleiter sind, verantwortlich. Vergütungsstrategie und Vergütungssystem werden auf die Erreichung der Ziele ausgerichtet, die in den Geschäfts- und Risikostrategien der rfhm GmbH niedergelegt sind, u.a. unter Berücksichtigung der Unternehmenskultur. Die Vergütung der Mitarbeiter wird unter Berücksichtigung von Änderungen der Aufgabenstellung sowie der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens wie auch der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung und insbesondere auch hinsichtlich ihrer Vereinbarkeit mit den Geschäfts- und Risikostrategien der rfhm GmbH jährlich überprüft und ggf. neu festgesetzt. Die Vergütungsparameter richten sich an den o. g. Strategien aus und unterstützen das Erreichen der strategischen Ziele.

Die Geschäftsleitung informiert die Gesellschafter mindestens einmal jährlich über die Ausgestaltung des Vergütungssystems. Die Gesellschafter haben ein entsprechendes Auskunftsrecht gegenüber der Geschäftsleitung.

b. Vergütungssystem der Geschäftsleitung

Die Gesellschafter sind für die angemessene Ausgestaltung des Vergütungssystems der Geschäftsleitung verantwortlich. Die Vergütung für die Geschäftsleitung wird durch die Gesellschafterversammlung nach billigem Ermessen jährlich überprüft und in einer Gesellschafterversammlung genehmigt. Die Gesellschafter tragen dafür Sorge, dass auf Geschäftsleiterebene die Vergütung

i. in einem jeweils angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des Geschäftsleiters sowie zur Lage der rfhm GmbH steht und

ii. die übliche Vergütung nicht ohne besondere Gründe übersteigt.

Die Gesellschafter überwachen auf Geschäftsleiterebene, dass fixe und variable Vergütungen in angemessenem Verhältnis stehen (u.a. durch Festlegung von Obergrenzen für das Verhältnis zwischen fixer und variabler Vergütung) und keine signifikante Abhängigkeit von der variablen Vergütung für Geschäftsleiter bestehen.

Darüber hinaus sollen wesentliche Teile der variablen Vergütungen der Geschäftsleiter eine dreijährige Bemessungsgrundlage haben, wodurch dem Nachhaltigkeitsaspekt Rechnung getragen wird.

c. Einbindung der Mitarbeiter der Kontrolleinheiten und zusätzliche Anforderungen an die Vergütung der Mitarbeiter der Kontrolleinheiten

Kontrolleinheiten sind diejenigen Organisationseinheiten unterhalb der Geschäftsleitung, die die geschäftsinitiierenden Organisationseinheiten, insbesondere den Bereich Markt, überwachen. Hierzu zählen die Bereiche Marktfolge und Risikocontrolling sowie die Compliance-Funktion und die Interne Revision (soweit nicht ausgelagert).

Die Kontrolleinheiten werden im Rahmen ihrer Aufgaben bei der Ausgestaltung und der Überwachung des Vergütungssystems angemessen beteiligt. Dies umfasst die Erfolgsmessung, Risikoorientierung und die Verknüpfung zwischen Leistung und Gewährung bei der Ausgestaltung des Vergütungssystems einschließlich der Ermittlung der Risikoträger. Die Vergütung der Mitarbeiter der Kontrolleinheiten ist so ausgestaltet, dass diese nicht deren Überwachungsfunktion zuwiderläuft. Es wird sichergestellt, dass der Schwerpunkt auf dem fixen Vergütungsbestandteil liegt. Zudem ist diese so auszugestalten, dass eine angemessene qualitative und quantitative Personal-ausstattung ermöglicht wird.

d. Das Vergütungsmodell und seine Elemente

Die Vergütung wird individuell auf Basis von Qualifikation, Fähigkeiten und Erfahrung unter Berücksichtigung branchen- und regionsüblicher Eingruppierungen festgelegt. Die Vergütung wird arbeitsvertraglich festgelegt.

Die fixe Vergütung ist der Teil der Vergütung, dessen Gewährung und Höhe keinem Ermessen unterliegt, dessen Gewährung und Höhe dem Mitarbeiter keine Anreize für eine Risikoübernahme bieten, bei dem die Voraussetzungen für die Gewährung und Höhe vorher festgelegt wurden, bei dem die Voraussetzungen für die Gewährung und Höhe transparent für den Mitarbeiter sind, dessen Gewährung und Höhe dauerhaft sind, der nicht einseitig von der rfhm GmbH verringert, ausgesetzt oder aufgehoben werden kann und der nicht leistungsabhängig oder sonst vom Eintritt zuvor vereinbarter Bedingungen abhängig ausgestaltet ist. Die fixe Vergütung stellt die planbare monetäre Grundversorgung und einen angemessenen Lebensstandard in Relation zur Komplexität und dem Anspruch der Aufgaben sicher.

Eine variable Vergütung kann gewährt werden. Die variable Vergütung ist der Teil der Vergütung, der nicht fix gemäß vorstehendem Absatz ist. Ist eine eindeutige Zuordnung eines Vergütungsbestandteils zur fixen Vergütung gemäß vorstehendem Absatz nicht möglich, gilt dieser Bestandteil als variable Vergütung. Die variable Vergütung stellt eine direkte Verknüpfung mit den Unternehmenszielen sicher, die über das Geschäftsjahr zu erreichen sind. Sie gibt aber auch dem Mitarbeiter die Möglichkeit, durch Leistung direkten Einfluss auf die Höhe dieses Gehaltsbestandteils zu nehmen. Die Festsetzung eines Gesamtbetrags der variablen Vergütung im Falle eines negativen Gesamterfolgs der rfhm GmbH ist in der Regel unzulässig, insbesondere wenn dieser mit einem Verzehr des Unternehmenswertes einhergeht. Die rfhm GmbH wird daher sicherstellen, dass unter anderem auch bei jährlich neu zu vereinbarenden Zielen eine variable Vergütung nur ausbezahlt wird, wenn

die für das Geschäftsjahr gesetzten Unternehmensziele nicht gänzlich verfehlt werden und/oder

die Bilanz der rfhm GmbH keinen Verlust aufweist.

Es besteht ebenfalls kein bzw. ein reduzierter Anspruch auf die variable Vergütung bei negativen individuellen Erfolgsbeiträgen. Erfolgsbeiträge im Sinne der InstitutsVergV sind die auf der Grundlage von Vergütungsparametern ermittelten tatsächlichen Leistungen und Erfolge eines Mitarbeiters oder einer Organisationseinheit oder der Gesamterfolg der rfhm GmbH. Die variable Vergütung ist der Teil der Vergütung, dessen Gewährung oder Höhe im Ermessen der rfhm GmbH steht oder vom Eintritt vereinbarter Bedingungen abhängt. Inhalte und Ergebnisse der Entscheidungsprozesse, in denen der Gesamtbetrag der variablen Vergütungen und dessen Verteilung bei der rfhm GmbH festgelegt wurden, werden angemessen dokumentiert. Bei der Festlegung der Gesamtvergütung wird auf ein angemessenes Verhältnis zwischen der variablen und fixen jährlichen Vergütung geachtet. Variable Vergütungsbestandteile sind im Verhältnis zur Fixvergütung begrenzt, d.h. die variable Vergütung der Mitarbeiter übersteigt grundsätzlich 100 % der fixen Vergütung (= Verhältnis 1:1) nicht. Der Gesamtbetrag der variablen Vergütungen im Sinne des § 45 Absatz 2 Satz 1 Nummer 5a des Kreditwesengesetzes wird in einem formalisierten, transparenten und nachvollziehbaren Prozess bestimmt. Bei der Festsetzung wird

die Risikotragfähigkeit, die mehrjährige Kapitalplanung und die Ertragslage der rfhm GmbH berücksichtigt,

sichergestellt, dass die Fähigkeit der rfhm GmbH gegeben ist, eine angemessene Eigenmittel- und Liquiditätsausstattung dauerhaft aufrechtzuerhalten oder wiederherzustellen.

Zusätzlich zur fixen Vergütung kann die rfhm GmbH mit einem Mitarbeiter arbeitsvertraglich einen kalenderjährlichen, variablen Jahresbonus vereinbaren, welcher abhängig ist von der Erreichung individueller quantitativer und/oder qualitativer Ziele sowie vom wirtschaftlichen Ergebnis der rfhm GmbH. Die Ziele werden jährlich im Rahmen einer Zielvereinbarung festgelegt, im ersten Jahr des bestehenden Arbeitsverhältnisses erstmalig nach bestandener Probezeit.

Bei der Ausgestaltung der variablen Vergütung ist sicherzustellen, dass keine Anreize für die Mitarbeiter geschaffen werden, unverhältnismäßig hohe Risiken einzugehen. Anreize, unverhältnismäßig hohe Risiken einzugehen, liegen insbesondere dann vor, wenn

eine signifikante Abhängigkeit der Mitarbeiter von der variablen Vergütung besteht oder

einzelvertraglich für den Fall der Beendigung der Tätigkeit Ansprüche auf Leistungen begründet werden und diese Ansprüche selbst bei negativen individuellen Erfolgsbeiträgen oder bei Fehlverhalten der Höhe nach unverändert bleiben.

Zielvereinbarungen beinhalten i.d.R. zu 70 % quantitative Ziele und zu 30 % nicht quantitative Ziele. Bei quantitativen Zielen ist der Grad der Zielerreichung anhand einer Messung festzustellen. Soweit die Zielerreichung nicht quantitativ messbar ist, wird der Grad der Erfüllung nach pflichtgemäßem Ermessen durch rfhm GmbH ermittelt und festgelegt. Im Rahmen dieser Zielparameter werden die Art der Ziele, die Voraussetzungen für die Erreichung und ihre Gewichtung für die Bemessung der variablen Vergütung für das jeweilige Kalenderjahr in einem Zielvereinbarungsgespräch zwischen rfhm GmbH und dem Mitarbeiter einvernehmlich festgelegt. Das Zielvereinbarungsgespräch erfolgt jeweils zu Beginn des Kalenderjahres. Ein Anspruch des Mitarbeiters auf die Festlegung bestimmter Arten von Zielen, bestimmter Voraussetzungen für deren Erreichung oder einer bestimmten Gewichtung der Ziele zueinander für die Bemessung der variablen Vergütung besteht nicht, selbst wenn in der Vergangenheit über mehrere Bezugszeiträume hinweg insofern gleiche oder ähnliche Faktoren gegolten haben. Die Einigung über die Ziele als Ergebnis des Zielvereinbarungsgesprächs wird schriftlich in einem Zielvereinbarungsbogen festgehalten. Sollte in dem Zielvereinbarungsgespräch insgesamt oder über einzelne Punkte keine Einigung erzielt werden, so legt rfhm GmbH die Ziele nach billigem Ermessen fest. Ändern sich während des Geschäftsjahres wesentliche Voraussetzungen, werden die Ziele im Rahmen weiterer Zielvereinbarungsgespräche überprüft und gegebenenfalls angepasst. Die individuelle variable Vergütung kann pro Einzelziel gemäß der vereinbarten Gewichtung erreicht werden, bei 100 % Einzelzielerreichung beträgt die auszuzahlende Vergütung 100 % der variablen Einzelzielvergütung. Es gilt jeweils, dass die variable Einzelzielvergütung im Allgemeinen nur innerhalb einer Bandbreite von 80 ‐ 120 %, entsprechend dem jeweiligen Grad der Einzelzielerreichung, geleistet wird. Zielüberschreitungen haben einen cap bei 120 %, d.h. mehr als 120 % der entsprechenden anteiligen Vergütung pro Einzelziel ist nicht möglich, womit bei außergewöhnlichen Entwicklungen eine Begrenzung eintritt. Bei Geschäftsleitern entfällt ein Anteil von 30 - 35 % der variablen Vergütung gemäß Zielvereinbarung auf mittelfristige Ziele. Dieser Teil der variablen Vergütung wird anteilig erst nach 3 Jahren ausgezahlt, wenn die dafür definierten Zielparameter nachhaltig erfüllt worden sind.